Partiendo de la premisa de que la digitalización permite el acceso a los datos y los datos abren un universo en el manejo de estrategias de negocio, como afirma la empresa de consultoría Deloitte, la adquisición de un software de gestión es una decisión estratégica para quien busca rentabilizar su empresa, tener el control y planificar su crecimiento.
Considerando que en España más del 84% de las empresas cuentan con un software de gestión (según diversos estudios de capo), siendo el ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales) el que domina el mercado, con más del doble del despliegue que el resto de los programas, quien no cuente con una herramienta de este tipo para gerenciar su negocio está destinado al fracaso.
Más allá de ser un hecho la digitalización empresarial a través de un ERP, debemos detenernos en el estudio adecuado de cuál funciona y se adapta mejor para cada empresa; un software personalizado, es decir de desarrollo a medida, o uno estándar, que solo tiene soluciones verticales predeterminadas.
Un Software de gestión es básicamente un sistema informático compuesto por un conjunto de herramientas que dan la posibilidad de ejecutar labores administrativas, incluso de forma individual. Lo que representa una simplificación de los procesos operativos destinados a la gerencia empresarial, tanto a nivel productivo como burocrático.
En detalle, «el software de gestión es la herramienta que nos permite generar una experiencia de usuario global a partir de la suma de cada una de las interacciones con la empresa, desde las más racionales hasta las más personales o emocionales», explica João Sampaio, director de la Unidad de Negocio Internacional de PHC Software, en un artículo para Interempresas.
En tiempos actuales, estos sistemas van mucho más allá e incluyen módulos para responder a clientes y potenciales clientes, e incluso adelantarnos a la competencia, a través del manejo estratégico de datos, también conocido como data-driven, para el análisis de los procesos y toma de decisiones.
Esto último es de tal importancia, que hoy en día es impensable lanzar una solución de gestión empresarial que no permita el análisis de datos, más cuando existen tendencias como el shopstreaming o «comercio en directo», una fusión entre Ecommerce y livestreaming, que utiliza inteligencia artificial (IA) y algoritmos para automatizar el comercio electrónico en todas las fases de la cadena de valor (desde atraer clientes hasta entregas). Esto es una muestra de las alteraciones provocadas por la pandemia en la digitalización empresarial y hacia dónde apunta el mercado.
En este sentido, es de gran importancia conocer las herramientas que ofrece el mercado. En la especificidad, existen dos clasificaciones de software de gestión: los personalizados y los estándares. ¿En qué se diferencian?
Su diseño y desarrollo se origina en las necesidades del cliente, con aplicaciones únicas y para un grupo de usuarios específico. Como se trata de una solución creada prácticamente desde cero, es expandible, modificable y máximamente adaptable.
Su diseño compone una solución integrada de gestión con módulos preestablecidos. Se amolda a las necesidades generales de cada sector profesional de forma vertical, sin mayores variaciones.
A través de un ambiente local o desktop, que es básicamente la instalación de un Hardware en un servidor en las dependencias de la empresa, o en un servidor externo.
O en la cloud (Nube), a través de programas informáticos, que suponen y permiten la ventaja añadida de la movilidad a la hora y el lugar de uso de las aplicaciones, siempre y cuando haya una conexión a Internet.
En ambas modalidades, optar por una herramienta de gestión ayuda a optimizar los procesos empresariales, acceder a toda la información que registra la compañía de manera confiable, precisa y oportuna, asegurar la optimización de datos y eliminar prácticas innecesarias y obsoletas, lo que se traduce en reducción de tiempo y costes de procesos.
La diferencia entre ambas soluciones radica en las necesidades de fondo que están identificadas en los procesos de adaptación, sustentabilidad y crecimiento conjunto, tomando en consideración la inversión – recursos y capital humano – inicial.
Si bien optar por una solución estándar resuelve algunas necesidades urgentes, las limitaciones que implica una solución de este tipo terminan siendo el detonante para una digitalización completa y más específica a futuro, lo que se traduce en una nueva inversión y repercute en las finanzas.
Por su parte, una solución para la gestión específica y personalizada garantiza la utilidad de todas las aplicaciones incluidas, al contrario de un paquete de aplicaciones estándar que pueden o no ser de provecho para tu negocio, según las dimensiones, sector o actividad.
En consonancia, Sampaio recalca – en el artículo publicado por Interempresas – que «el mercado demanda herramientas de rápido acceso, automatizadas y que permitan adaptarse a las necesidades del negocio y del cliente final. Ningún cliente es igual, por lo que es necesario contar con soluciones que ofrezcan rapidez, eficacia, personalización; es decir, ofrecer experiencias completas y únicas en todos y cada uno de los puntos de contacto».
Entre un conjunto de beneficios generales, siempre será buena opción invertir en un software de gestión personalizado por las siguientes razones:
Junto a la personalización de las aplicaciones desarrolladas, la adaptabilidad es la fortaleza más relevante del software de gestión a medida.
Adicional al aprendizaje de los usuarios, nos encontramos con adecuaciones mayores que amplían el margen de uso y los sectores de alcance.
A diferencia de una solución estándar, un software personalizado coincide con las características generales que motivan la búsqueda e implementación de una solución de gestión. La posibilidad de gerenciar los procesos sin patrones impuestos, en conjunto con el ajuste en pro de un crecimiento progresivo y la capacidad de contar con actualizaciones son algunas de las bondades que se obtienen con un sistema hecho a la medida.
Fuente: PHC Software
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