El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha sido un tema del orden del día para las empresas. Sobre todo porque su aplicación trae mayores exigencias en la gestión de datos personales y multas pesadas para quien no cumpla la ley. Aprenda lo que va a cambiar y de qué forma el software de su empresa puede hacer más fácil y rentable el cumplimiento de las nuevas directrices.
¿Qué es el Reglamento General de Protección de Datos?
A partir del 25 de mayo, 2018, el Reglamento General de Protección de Datos es obligatoria para todos los Estados miembros de la Unión Europea (UE). Todas las organizaciones que operan en la UE deben ajustarse a esta normativa y las penalizaciones para las empresas que no lo aseguran son pesadas: 20 millones de euros o el 4% de su volumen de negocios global.
Para aprender más acerca de lo que va a cambiar en las empresas con la entrada en vigor del RGPD, lea este artículo .
Más que un cambio tecnológico: una revolución de comportamientos
La tecnología tiene un papel importante en la agilización de la protección de la información, automatizando procesos y contribuyendo a aumentar el control de los datos, disminuir el riesgo y apoyar el cumplimiento de los requisitos legales de forma más eficiente.
Sin embargo, es fundamental que las empresas perciban que el éxito de la aplicación de las tecnologías en el marco del RGPD depende esencialmente de los procesos, de las personas y de sus comportamientos.
Mucho más que en el cambio de procedimientos ejecutados a través de software, este reglamento regula las prácticas comportamentales de las organizaciones y de sus colaboradores en lo que se refiere a la recogida y tratamiento de datos personales de sus usuarios. Si el software es una herramienta importante en este cambio, el foco debe estar sobre todo en los cambios en la cultura empresarial. Por lo tanto, deberá analizar y revisar los procedimientos internos de su organización, percibir qué datos personales se recopilan y cuál es su tratamiento.
¿Cuál es el papel del software?
En la aplicación de estas medidas, es importante asegurar que el software que procesa datos personales en su empresa está preparado para garantizar el cumplimiento del nuevo reglamento, asegurando que los datos personales se procesan de acuerdo con las nuevas directrices.
El software utilizado por las empresas debe, pues, poner a disposición un conjunto de funcionalidades capaces de garantizar el control de sus procesos de tratamiento de datos.
Pero garantizar la conformidad con el reglamento no es el único motivo por el que las empresas deben mirar con especial atención al software que utilizan en la gestión de su negocio. Es que, además de asegurar el cumplimiento de diversos aspectos vinculados a la gestión de datos personales, el software es también una ventaja competitiva para su negocio, ya que automatiza una serie de procesos que pasan a ser obligatorios con este reglamento y que de otro modo se harían de forma manual, consumiendo mucho más recursos.
Conozca cómo el software protege y acelera su negocio, contribuyendo a que su empresa asegure el cumplimiento de las nuevas reglas en la gestión de datos personales.
1. Permite el consentimiento explícito
De acuerdo con el nuevo Reglamento, uno de los pilares del tratamiento de datos personales es la necesidad de consentimiento por parte del titular de datos. Este consentimiento debe darse de forma informada y libre. Al dar su consentimiento, el titular tiene que percibir claramente el propósito específico de la utilización de los datos.
El software que maneje datos personales debe proporcionar mecanismos que permiten al usuario a dar su consentimiento informado, acto explícito e inequívoco mediante avisos oficiales ( Disclaimers ) borrar. Por ejemplo, cuando realiza una compra en línea, rellena una encuesta o participa en un concurso, el usuario debe ser informado sobre las condiciones de utilización de los datos y debe ser explícito los datos que la empresa va a guardar y con qué finalidad - en todo este proceso. Este consentimiento no se puede dar por defecto , es decir, el usuario debe seleccionar activamente su consentimiento para transferir datos.
2. Agiliza el derecho al acceso, el olvido y la rectificación de datos
El Reglamento establece además que cualquier titular puede exigir el acceso a los datos existentes sobre sí, rectificar ciertos datos y hasta ser "olvidado" por una organización (es decir, que sus datos sean eliminados). Para asegurarse de que responde a este tipo de solicitudes, puede buscar los datos manualmente en el software de su empresa. Sin embargo, acabará por perder demasiado tiempo, ocupar recursos administrativos en esta tarea y aumentar el riesgo de errores.
Un software empresarial puede ayudarle a cumplir estas obligaciones de forma más ágil y rápida. ¿De que forma? Rastreando los datos existentes para identificar la información específica de un determinado titular, permitiendo además realizar diversas acciones sobre los datos identificados - como rectificar o borrar.
3. Apoya el derecho a la portabilidad de los datos
¿Cree que los datos cedidos a su empresa son exclusivos de su organización y que no tiene que cederlos a otras empresas? En realidad, y si el titular de los datos así lo requiere, su empresa está obligada a proporcionar los datos personales en un formato legible y actual, para que puedan ser utilizados por otra entidad. También aquí el software puede dar a su organización un apoyo importante, al rastrear los datos y exportarlos en un archivo único, a enviar al titular por e-mail.
4. Proporciona información a los titulares de los datos
En el marco de este Reglamento, las empresas están obligadas a proporcionar más información al titular de los datos en relación con lo que ocurre actualmente. Esto se aplica, por ejemplo, a aspectos como la base legal para el tratamiento de datos, el plazo de preservación de los datos o la posibilidad que se da al titular de los datos personales de presentar una queja ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Un software que recoge datos personales debe tener mecanismos que contribuyan a informar a los ciudadanos de todos estos aspectos. Más que eso, debe ser capaz de proporcionar esta información de forma clara, concisa, inequívoca, utilizando para ello un lenguaje simple y directo.
5. Posibilita la creación de niveles de permisos
Es responsabilidad de su empresa asegurarse de que los datos personales son tratados de forma segura y confidencial para los usos que han sido debidamente consentidos por los titulares y que no son accedidos por personas no autorizadas. El software le permite crear niveles diferenciados de acceso a los registros, de acuerdo con las funciones y necesidades de cada colaborador, así como la posibilidad de registrar cada uso (fecha y finalidad) de los datos personales (para una campaña de marketing, por ejemplo) . Cree procedimientos internos y sensibilice a sus empleados a mantener actualizados estos registros.
6. Permite la evidencia de cumplimiento y permite la trazabilidad de los datos
Las organizaciones deben ser capaces de demostrar que cumplen con el reglamento y que los datos personales que guardan son lícitos, seguros y confidenciales, y se han captado mediante consentimiento informado y explícito. Además, también deben demostrar que poseen sistemas capaces de supervisar si las políticas y procedimientos se están siguiendo de hecho.
Es importante tener en cuenta que el RGPD prevé multas pesadas para las empresas en incumplimiento. Un ciudadano que considere que una empresa no está cumpliendo lo que está estipulado en el reglamento en relación a sus datos personales tiene el derecho de presentar una queja en la Agencia Española de Protección de Datos, que a su vez puede realizar una acción de fiscalización y pedirle evidencias de la conformidad con la ley. Un software preparado es, en este aspecto, una herramienta importante y debe permitir la trazabilidad de los datos, pero también que todo el proceso de tratamiento de los datos del cliente está registrado - contactos, autorizaciones por parte del cliente, motivos de contacto, etc. - el software debe registrar todos estos elementos para garantizar que todo el proceso está debidamente registrado y que todas las políticas,
Una amenaza o una oportunidad?
Anticipar las exigencias del RGPD y asegurar la conformidad de su empresa es una oportunidad para mejorar procedimientos y asegurar la transparencia en el tratamiento de datos con sus clientes. En los últimos años, la confianza del consumidor en las marcas ha disminuido y, de acuerdo con el Barómetro Mundial de Confianza Edelman en 2018, sólo el 42% de confianza en las empresas. Por lo tanto, el refuerzo de la protección de los datos personales de sus clientes, le permite construir una mejor reputación y confianza en el mercado.
En lugar de encarar el RGPD como un costo adicional, gane mayor agilidad en los procesos a través de software empresarial. De esta forma, logrará un apoyo importante en procesos fundamentales de gestión de datos, respondiendo a las exigencias de los titulares de datos de forma más rápida y ágil.