Prepara tu empresa en solo 5 pasos
Conoce los procesos que tendrás que actualizar y en qué áreas se deberán realizar cambios.
1. Conciencia a los empleados y promueve el conocimiento interno
Promueve formaciones internas y divulga información sobre el RGPD a tus empleados para asegurarte de que todos están al día de las reglas e implicaciones necesarias para cumplir con esta normativa. Esto es muy importante, sobre todo, para los empleados que tienen acceso a los datos personales y para los jefes intermedios y sus superiores, que definen las políticas globales de la empresa.
2. Analiza los procesos y los riesgos actuales para tu negocio
Con esto se trata de buscar respuesta a varias preguntas, como, por ejemplo: ¿de qué forma tu empresa recoge los datos personales de terceros?, ¿de qué forma los titulares de los datos dan su consentimiento?, ¿para qué fines se usan esos datos y cómo se gestionan?, ¿cómo se almacenan los datos?, ¿quién tiene acceso a esos datos, en qué situaciones y para qué fines se utilizan? Empieza por analizar todas estas cuestiones relacionadas con los procedimientos internos de recogida, tratamiento y seguridad de los datos y detectar cuáles podrán ser los principales riesgos y vulnerabilidades de seguridad. Este es el punto de partida principal para entender lo que tendrás que cambiar para estar en conformidad con el RGPD.
3. Identifica los aspectos que necesitan revisión y cambios
A partir del análisis de la situación actual, define qué medidas tendrán que ser tomadas para cumplir adecuadamente con el RGPD. Implementa, por ejemplo, una mayor confidencialidad de los datos almacenados con niveles diferenciados de acceso entre los empleados; revisa las impresiones, políticas de privacidad y avisos legales en formularios; actualiza los procesos de transferencia de datos; define las nuevas reglas de registro de fecha y finalidad en el acceso y datos personales para tus empleados; y define nuevos procesos ante casos de errores de seguridad y violación de datos, entre otros.
4. Nombra a un responsable por la gestión de datos personales
El RGPD advierte que las entidades públicas u organizaciones que tratan con datos personales a gran escala nombren a un encargado de Protección de Datos. Incluso si tu empresa no está acogida por esta obligatoriedad, deberá nombrar claramente a un responsable por responder a solicitudes de titulares de datos y posibles auditorías, facilitando la respectiva gestión de los datos.
5. Apoya a las nuevas medidas con un software de gestión
Al aplicar las nuevas medidas en materia de protección de datos, es importante asegurar que el software que procesa datos personales en tu empresa esté preparado para garantizar la conformidad con el nuevo reglamento. Además, el software puede ser una ayuda valiosísima para cumplir con las normas de forma más económica, rápida y fácil, dándole una ventaja competitiva para tu negocio. ¿De qué forma? Pues automatizando una serie de procesos que, de otra forma, tendrían de introducirse manualmente.